自分の身のまわりの情報を整理・活用できていますか？

会議の議事録だったり、提出しなければいけない書類だったり、イベントで得た学びだったりと、毎日様々な情報に触れていますよね。

そういった情報って、今、どうなっていますか？
整理できていますか？そして、整理するだけで終わらずに活用できていますか？

今回は僕がやっている整理・活用方法をご紹介しますので、うまく整理できていないし、活用できていないという方はぜひ参考にしてみてください。

情報整理のやり方

まず最初に心がけていることは、全ての得られる情報を”時系列”で”一元管理”するということです。

こうすると何がいいかというと、情報を探す時に、ここさえ見ればいいという効率の良さがあげられます。
これがバラバラに保存してあると、あっちかな？こっちかな？となってしまいます。
分類ごとに分けるという方法もありますが、どの分類に入っているかがわからなくなる可能性があるので、基本的には行いません。

デジタルデータの場合、探している情報の何かしらの単語がわかっていれば一発で探し出すことができます。
ですが、紙の情報だったり、デジタルでも紙をスキャンして取り込んだ画像の場合、デジタルの文字情報よりは探しにくくはなってしまいます。

そういう時のために時系列での並びが役にたってきます。
記憶力が弱い人でも、何となくどのくらいの時期のことだったかは覚えていることがあるかと思います。
漠然と全体から探すよりも、ある程度の期間から探せれば効率はぐんとアップすることができます。

情報を活用するためのやり方

次に情報を活用するためのやり方ですが、一元管理した内容を定期的に整理された場所にまとめていきます。

基本的には毎日その日の最後に整理するようにしています。
どうしてもできない場合もありますが、遅くても週末には整理する時間を作るようにしています。
時間が経てばたつほど記憶が曖昧になりますし、まとめることが面倒になるためです。

そうして定期的にまとめておけば、その情報をうまく活用しやすくなるという訳です。

振り返りが大切

今回紹介したのは僕のやり方ですので、それぞれの状況にあわせたやりやすい方法を選ぶのが一番です。

方法は様々でいいのですが、それについて振り返りをぜひ行ってください。

実践したやり方はちゃんと機能しているか、機能していないのであればどこに問題があるのか、その問題はどうすれば解決できるのかといった感じで振り返って、せっかくの情報を無駄にせず活かしていきましょう。