業務ソフトはすべてkintoneでいいように思えてきた

どの業種でも業務をこなしていく上で、ITの存在は欠かせませんね。

日報を書いたり、顧客の情報を管理したり、在庫を管理したり、各種文書を管理したり。
他にも、決裁が必要な旅費精算申請や物品購入申請などもあったりします。

そういった様々な社内で扱っているデータをどのように管理していますか？

Excelだったり、もしくはアナログの方が分かりやすいということで紙を使っていたりしますか？

Excelだと複数の人がファイルを更新していくと、どれが最新かわからなくなることはよくあることですね。
また、項目やデータが多くなってくると、行・列ともに数が多くなり、見にくくなったり、そもそも重くて開くのも一苦労ということもあります。

紙の場合は、保管場所の問題や対象の内容を探す手間など、様々な問題が起こります。

何れにしても効率は良くはありません。

システム化の障壁

それならシステム化してしまえばいい！というのが結論なのですが、話はそんな簡単ではありません。
紙やExcelでの管理は大変だとは分かっていても、システム化できないという会社が多くあります。

その理由としては、

• パッケージソフトを使っても自社の運用に合わない
• 独自のシステムを作ろうとすると費用がかかり過ぎる

こういった理由であれば、最近アントロワでも使い始めたkintone（キントーン）を使うのがいいかなと思っています。

kintoneがオススメ

kintoneというのは、サイボウズという会社が提供しているサービスで、クラウド型の業務アプリを簡単に作れるサービスです。

先ほど上で書いた、日報や顧客管理、決裁が必要な書類など、こういったものは最初から提供されているものがありますので、それをそのまま使えばすぐにでも自社に取り入れることができます。
こういった項目がないとうちでは使えないという方は、ドラッグ＆ドロップで簡単に項目を追加できたりします。

既存のものでは対応できないという場合でも、同様にドラッグ＆ドロップで項目を並べていけば、自社独自のアプリがプログラミングなしで作れてしまいます。

これで『自社の運用に合わない』という理由は解消されましたね。

もう一つの『費用がかかり過ぎる』問題。

kintoneは月額課金で、ライトコースで1人780円、スタンダードコースだと1人1,500円。
ただし、最低5ユーザーからなので、3,900円〜、もしくは7,500円〜になります。

20人の会社だとすると、スタンダードプランで月額30,000円。

例えば日報のシステムを100万円で作った場合と比較してみると、33.3ヶ月分に相当します。つまり2年9ヶ月ほど。
使っていくと、もっとこうしたいという要望が出てきて、追加発注でもう少し金額が高くなるかもしれません。
そうなると、約3年分相当の金額になります。

3年でその日報システムを使わなくなるわけではなく、それ以降も使い続けるので、そうするとkintoneの方が割高になります。

ですが、kintoneで日報以外にも顧客管理のシステムも使ったらどうでしょうか。

顧客管理も外注したら、100万円かかったとしましょう。
そうすると、単純計算6年分相当の金額になります。

社内で管理するものは1つや2つではないはずです。10や20くらいあるかもしれません。
そうなると、30年、60年相当分の金額になりますし、そんなに長い期間だと、会社が分社化するなど、状況が変わってしまい、今使っているソフトでは対応できなくなってしまって、作り直すということも十分考えられます。
そういった時でも、kintoneであれば簡単にできてしまいます。

それぞれのシステムに100万円かかるわけではないですが、自社独自の仕様に合わせようとすると、費用はかかってきます。
もちろんkintoneも全てが万能というわけでもないですが、業務系のソフトを導入しようという時の一つの選択肢として十分あり得るものだなと思いました。

Excelからの引っ越し、既存の基幹システムとの連携等も可能ですので、kintoneに興味がある方はお気軽にご相談ください。（まだkintone始めて間もないですが相談にはのれます）
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